1. Was Sie damit tun können
Mit dieser Funktion können Sie:
- Dokumente als schulungspflichtig markieren
- Festlegen, wer geschult werden muss (über Rollen, Teams oder Regeln)
- Eine erforderliche Quote (%) für das Bestehen definieren
- Die Gültigkeit der Schulung festlegen (einmalig oder wiederkehrend)
- Den Schulungsfortschritt über Dokumente und Programme hinweg verfolgen
- Schulungslücken auf Nutzerebene identifizieren
- Daten in Listen- und Matrixansicht betrachten
- Auf eine auditsichere Schulungshistorie zugreifen
2. Schulungspflicht auf Dokumentenebene einrichten
So gehen Sie vor:
- Schulungspflicht für ein Dokument aktivieren
- Die zu schulenden Personen auswählen (Rollen, Teams etc.)
- Erforderliche Quote zum Bestehen definieren (Standard: 100 %)
- Gültigkeit festlegen:
- Einmalig (nur einmal zu absolvieren)
- Wiederkehrend (in festen Intervallen, z. B. jährlich)
3. Programme und Events
Schulungsprogramme bündeln zusammengehörige Schulungen, während Events der Ort sind, an dem die Schulung stattfindet. Wir haben die Funktion so erweitert, dass Programme und Events nun flexibler konfiguriert werden können.
Innerhalb von Events:
- Materialien werden klassifiziert als:
- Qualifikationsmaterial (zählt zum Abschluss)
- Begleitmaterial (nur informativ)
- Nur Qualifikationsmaterial wirkt sich auf den Schulungsstatus aus
Bearbeitung von Events je nach Status:
- Entwurf → vollständig bearbeitbar
- In Bearbeitung → nur Trainer und Teilnehmer können geändert werden
- Abgeschlossen → schreibgeschützt
Während eines laufenden Events können Sie Teilnehmer hinzufügen oder entfernen — Personen, die die Schulung bereits abgeschlossen haben, können jedoch nicht mehr entfernt werden.
4. Schulungsfortschritt
Der Schulungsfortschritt bietet einen Überblick über die Compliance auf hoher Ebene.Angezeigt werden:
- Abschlussquote in Prozent (z. B. 80 %)
- Abschlussverhältnis (z. B. 8/10 geschult)
- Wirksamkeitsdatum
- Status
Verfügbar sowohl für:
- Dokumente
- Programme
5. Gap-Analyse
Die Gap-Analyse zeigt Ihnen, wer welche Schulung noch nicht absolviert hat — und warum.Sie können dies aus zwei Perspektiven betrachten:
- Dokumentenbasiert → wer ein bestimmtes Dokument noch nicht geschult hat
- Programmbasiert → wer ein Programm noch nicht abgeschlossen hat
Pro Nutzer sehen Sie:
- Letzten Schulungsstatus
- Letztes Event
- Nächste geplante Schulung
Zusätzlich gibt es eine Matrixansicht, die einen schnellen visuellen Überblick über den Schulungsstatus ganzer Teams ermöglicht.
Tipps und Best Practices
- Setzen Sie Qualifikationsmaterial bewusst ein — es entscheidet über den Abschluss
- Prüfen Sie die Gap-Analyse regelmäßig, um fehlende Schulungen frühzeitig zu erkennen
- Finalisieren Sie die Schulungseinstellungen, bevor Dokumente in Kraft treten