Referenzen zu Vorlagen in Datensätzen
Mit dieser Version werden Referenzen zu Vorlagen eingeführt, mit denen Sie Vorlagen (z. B. CAPA-Vorlagen) mit Dokumenten und Aktivitäten (z. B. einer CAPA-SOP) verknüpfen können. Wenn eine referenzierte Vorlage aktualisiert wird, werden die betroffenen Datensätfoze als veraltet markiert und die zuständigen Benutzer benachrichtigt. Dies trägt dazu bei, den Überblick über Änderungen an Vorlagen zu behalten und sicherzustellen, dass Dokumente, die auf diese verweisen, bei Bedarf überprüft werden können.
1. Was wird mit Referenzen zu Vorlagen möglich wird
Mit Referenzen zu Vorlagen können Sie:
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Das Formularfeld „Vorlage referenzieren” im Vorlagen-Builder hinzufügen.
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Beim Ausfüllen von Datensätzen referenzierte Vorlagen auswählen.
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Benachrichtigungen erhalten, wenn Vorlagen aktualisiert werden und damit Dokumente, die auf diese Vorlagen verweisen, veraltet sind.
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Vorlagenreferenzen auf der Registerkarte „Zuordnungen und Referenzen” des entsprechenden Datensatzes einsehen.
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Vorlagenreferenzen in PDF- und Excel-Exporten anzeigen.
2. Wie Aktualisierungen von Vorlagenreferenzen behandelt werden
Wenn eine referenzierte Vorlage eine neue Version erhält:
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Referenzierende Datensätze werden als veraltet markiert.
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Die zuständigen Benutzer erhalten Benachrichtigungen.
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Beim Öffnen eines betroffenen Dokumentdatensatzes wird eine Warnung angezeigt.
So können Sie prüfen, ob das Dokument auf der Grundlage der neuen Vorlagenversion aktualisiert werden sollte.
3. Referenzen zu Vorlagen einrichten
3.1 Referenzen zu Vorlagen im Vorlagen-Builder hinzufügen
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Öffnen Sie den Vorlagen-Builder.
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Fügen Sie den Fragetyp „Vorlage referenzieren“ zu Ihrem Datensatz hinzu.
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Speichern Sie die Vorlage.
3.2 Vorlage in Datensätzen auswählen
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Wählen Sie eine Vorlage als Referenz aus.
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Dadurch wird die Verknüpfung zwischen dem Datensatz und der referenzierten Vorlage hergestellt.
3.3 Aktualisieren einer referenzierten Vorlage
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Wenn Sie eine referenzierte Vorlage aktualisieren, wird eine Warnung angezeigt, sodass Sie können die betroffenen Datensätzen prüfen können, bevor Sie die Aktualisierung veröffentlichen.
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Die referenzierenden Dokumente werden als veraltet markiert. Sie können ebenfalls nach solchen Dokumenten filtern.
4. Tipps und bewährte Verfahren
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Überprüfen Sie vor der Aktualisierung einer Vorlage die referenzierten Datensätze, um die Auswirkungen zu verstehen.
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Überprüfen Sie die Vorlagenreferenzen auf der Registerkarte „Zuordnungen und Referenzen“, um die Verbindungen zwischen den Dokumenten anzuzeigen.
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Testen Sie Referenzen zu Vorlagen zunächst in Testdatensätzen, bevor Sie diese Funktionalität auf bestehende Dokumente anwenden.